INSCRIPCIONES
Aunque en la actualidad, gracias a los avances tecnológicos que ofrecen herramientas digitales para que el proceso “Inscripciones” de un evento sea más rápido y sencillo, esta es una de las situaciones por las cuales podemos ser calificados como buenos o malos organizadores.
Antes de la era digital, las inscripciones requerían de una gran cantidad de personal que con semanas de anticipación generaban listados y organización de materiales, pero por mucho que pudiésemos adelantar, la gran mayoría de los participantes hacían su inscripción al llegar al evento, lo que generaba largas colas, porque se trataba de un proceso lento. El colapso era prácticamente imposible de prevenir.
Hoy en día las inscripciones son mucho más rápidas y efectivas, porque contamos con:
- Proceso de inscripción on-line
- Proceso de pago on-line
- Base de datos digital
Entonces, nuestra labor como organizadores es promover que los participantes hagan sus inscripciones con antelación, lo cual logramos con beneficios y tarifas preferenciales antes de determinada fecha, por ejemplo, un mes o quince días, dependiendo del tipo de evento que estemos planificando.
Cuando contamos con más del 50% a 70% de las inscripciones realizadas entre un mes y una semana antes del inicio del evento, tenemos asegurado el éxito logístico del proceso de registro y entrega de material en el lugar del evento, siempre que lo organicemos con el criterio adecuado.
Seguimos necesitando gran cantidad de personal para que el proceso, que ya no es de inscripciones, sino de registro, sea lo más eficiente posible. Un error común es considerar que si las inscripciones están prácticamente hechas, se requerirá menos personal, pero para dar un servicio de excelente calidad, es decir, rápido, organizado y cordial, necesitamos que en el área Inscripciones haya varios responsables para cada función: chequear datos, entregar material y, de ser necesario, entregar certificados.
Por último, siempre hay que contar con los participantes que dejan sus inscripciones para el día que inicia el evento e incluso para el segundo día, a quienes debemos atender en una estación aparte, a fin de mantener la agilidad deseada en el proceso.
Si al llegar a un evento, el participante pierde mucho tiempo en el área de inscripciones calificará nuestra labro como ineficiente, mientras que si recibe un trato cordial y rápido, habremos iniciado con el mejor pie para contar con la satisfacción total de los participantes y de nuestro cliente.
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